Resumen del cap. 14: Retención del personal

En este capítulo tenemos que analizar las formas de identificar y promover el desarrollo, además de recompensar el buen desempeño y potencial de las personas que colaboran en una organización.

La retención y desarrollo del personal en una empresa son partes de un mismo subproceso. El proceso relacionado con el desarrollo de las personas consta básicamente de dos subprocesos: La retención y el desarrollo de los integrantes de una organización.

Dentro de una organización, se dispone las siguientes alternativas de desarrollo: 1. Desarrollo en el propio puesto (lo que se puede lograr con una capacitación profunda o amplia sobre nuestros roles y funciones), 2. Desarrollo orientado a otros puestos, 3. Desarrollo como ente social (cultura, recreación, deporte) y 4. Desarrollo como persona.

El modelo de capacitación y desarrollo de una organización consta de 8 pasos:

1.    La capacitación básica de cada puesto comienza con la selección de las personas más idóneas para ocuparlo, conforme al perfil de reclutamiento y selección.

2.    Si la persona proviene del exterior de la organización, deberá pasar por una inducción institucional.

3.    La persona deberá pasar por un periodo de entrenamiento para el mismo, con el fin de dotarla de los conocimientos y habilidades necesarias para el desempeño de los roles que se esperan de ella en su nuevo cargo.

4.    Una vez preparada, la persona ocupa el puesto en cuestión.

5.    A partir de ese momento y en un plazo no mayor de dos años, la persona deberá participar en todos los eventos de la capacitación que le faciliten convertirse en un experto en su propio puesto.

6.    La evaluación del desempeño semestral ayuda a aclarar cuáles son las áreas en las que la persona no está aun satisfactoriamente entrenada.

7.    De acuerdo con los planes de crecimiento y con las redes de ascenso de la organización previamente diseñados para el puesto y para la estructura en general, se invita a los interesados y a sus jefes a participar en el diseño de sus planes de carrera, a fin de ayudarles a lograr la preparación necesaria.

8.    Los proyectos especiales de la organización pueden generar acciones temporales y específicas de la capacitación.

Todo este desarrollo comienza antes de contratar a la persona. Esto es, que deben diseñarse los mecanismos necesarios para que, cuando en la entrevista a los candidatos alguien nos pregunte si existen posibilidades de desarrollo en la organización, se tenga la certeza de contestar con precisión qué puede esperar al respecto.

Según Donald L. Kirpatrick, se considera el proceso de capacitación en 11 pasos:

1.    Detección de necesidades de capacitación: Los resultados de las evaluaciones y apreciaciones que hayan obtenido quienes se sometieron a las pruebas psicométricas o de habilidades y quienes hayan participado en las entrevistas, deben tomarse en cuenta como una detección de necesidades inicial para planear la capacitación del nuevo empleado.

2.    Definición de objetivos: Se definen objetivos del plan, del programa y de los cursos de capacitación, determinando conductas que requieren modificarse, así como sus condiciones.

3.    Determinación de contenidos: Los contenidos se derivan de los objetivos, lo que deberán ser congruentes con éstos.

4.    Elección de los instructores: Se eligen a instructores para dar los cursos, estos pueden ser internos o externos. Los internos deberán haber sido preparados para ello, y de ser posible, tendrán que ser certificados, mientras que los externos deberán de ser evaluados estrictamente de acuerdo con los beneficios concretos que ofrezcan, condicionando preferentemente su pago al cumplimiento de las promesas que establecieron.

5.    Elección de los participantes: Los participantes que integren los grupos de capacitación se elegirán de acuerdo con la detección de necesidades, lo cual ayudará a evitar gastos y también es decidir quién debe participar en los cursos de capacitación, cuidando que sean aquellos que realmente los necesiten.

6.    Programación y presupuesto: Se toman en cuenta tres aspectos fundamentales:

1. Que el programa sea acorde con los horarios, disposición y preferencias de los participantes.

2. Que vaya de acuerdo también con la manera como sus jefes organizan el trabajo y con la visión que ellos poseen de las prioridades para el entrenamiento de su personal.

3.Que se realice en los momentos en que se presenten las mejores condiciones para aprender en relación con los horarios y en el momento del día en que los participantes estén descansados, relajados y con mayor disposición al aprendizaje.

7.    Elección de instalaciones: Cada tipo de entrenamiento se realizará en las instalaciones que sean más adecuadas para su éxito. Las instalaciones se deben encontrar en un entorno poco ruidoso y con buena acústica, que la temperatura sea ambiente, que se encuentre en un lugar no muy lejos de la ciudad, que se cuente con instalaciones sanitarias, equipos didácticos y que haya posibilidad de consumir alimentos.

8.    Elección de ayudas audiovisuales: Se tiene que tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. El costo, con previsión de diseño, edición, reedición, modificaciones, etc.

2. Los recursos con que cuentan nuestra organización.

3. Los equipos necesarios para utilizar esos apoyos.

4. La adecuación de dichas ayudas al tema, como en el del desarrollo de las habilidades, el cual se facilita con la práctica más que con videos o diapositivas.

9.    Impartición de la capacitación: La impartición debe regularse conforme transcurre. Esperar a su terminación para hacer ajustes necesarios es permitir que un error persista.

10.  Evaluación de la capacitación: Es común que se desee evaluar la capacitación con tres propósitos:

1. Justificar la existencia del departamento.

2. Decidir sobre la continuidad del programa.

3. Mejorar futuros programas de entrenamiento.

Los resultados de la capacitación han de evaluarse conforme a una metodología clara, que nos ayude a corregir desviaciones e implementar mejoras. Es importante recordar que lo que no se mide no se mejora.

Donald L. Kirpatrick crea un modelo de 4 niveles, inspirado en una visión sistemática:

1. Evaluación de la reacción de los participantes.

2. Evaluación del aprendizaje de los participantes.

3. Evaluación de los cambios en la conducta de quienes fueron capacitados.

4. Evaluación de los impactos en los resultados del área, provocados por quienes se capacitaron.

11. Como todo proceso, éste requiere de auditorías para reconocer su calidad.

Hecho por: Sergio Enrique Morales Urdapilleta